Những thay đổi gần đây đối với Đạo luật Công bằng Lao động thông qua Đạo luật Sửa đổi Luật Công bằng Lao động (Kẽ hở số 2) năm 2024 đã đưa ra các yêu cầu mới đối với Thỏa thuận Doanh nghiệp (EA). Những thay đổi này, có hiệu lực từ ngày 26 tháng 2 năm 2025, sẽ tác động trực tiếp đến cách các doanh nghiệp nhỏ quản lý các sắp xếp nơi làm việc, truyền đạt những thay đổi và giải quyết tranh chấp trong doanh nghiệp của họ. Những thay đổi này có liên quan nếu các doanh nghiệp nhỏ có thỏa thuận doanh nghiệp hoặc đang nghĩ đến việc đàm phán thỏa thuận doanh nghiệp với nhân viên của bạn.

Nguyên nhân là do mỗi thỏa thuận doanh nghiệp phải có điều khoản về tính linh hoạt, tham vấn và giải quyết tranh chấp tương đương hoặc tốt hơn những quy định trong các điều khoản mẫu mới.

Những gì đang thay đổi và nó ảnh hưởng đến doanh nghiệp nhỏ như thế nào

1. Các điều khoản linh hoạt và việc sử dụng các Thỏa thuận linh hoạt cá nhân (IFA)

Thỏa thuận linh hoạt cá nhân (IFA) là thỏa thuận bằng văn bản được lập giữa người sử dụng lao động và một nhân viên cá nhân để thay đổi hiệu lực của một số điều khoản trong giải thưởng hoặc thỏa thuận đã đăng ký của nhân viên. Thỏa thuận này được sử dụng để đưa ra các sắp xếp thay thế nhằm đáp ứng nhu cầu của cả người sử dụng lao động và nhân viên.

Yêu cầu của học kỳ mẫu trước:

• Các doanh nghiệp nhỏ có thể thiết lập IFA với yêu cầu tài liệu tối thiểu
• Không có nghĩa vụ rõ ràng phải giải thích các sắp xếp cho nhân viên
• Không có yêu cầu họp chính thức để thảo luận về các sắp xếp được đề xuất
• Thông số kỹ thuật hạn chế về thủ tục chấm dứt

Yêu cầu về tính linh hoạt của mô hình mới:

• Các doanh nghiệp nhỏ phải cung cấp đề xuất IFA bằng văn bản cho nhân viên
• Các doanh nghiệp nhỏ được yêu cầu thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo nhân viên hiểu được đề xuất
• Các doanh nghiệp nhỏ phải gặp gỡ những nhân viên yêu cầu thảo luận về đề xuất của IFA
• IFA phải mô tả rõ ràng các thủ tục chấm dứt của IFA
• Các doanh nghiệp nhỏ phải chứng minh rằng các thỏa thuận về IFA mang lại lợi ích thực sự cho nhân viên, chứ không chỉ là sự thuận tiện trong kinh doanh.

2. Tư vấn thay đổi nơi làm việc

Việc tham vấn về những thay đổi lớn tại nơi làm việc đã thay đổi đối với những nhân viên được tuyển dụng theo thỏa thuận doanh nghiệp.

Yêu cầu của học kỳ mẫu trước:

• Tham vấn có thể bắt đầu sau khi các quyết định đã được hoàn tất
• Các yêu cầu được quy định hạn chế để biện minh cho lý do đằng sau những thay đổi
• Không có nghĩa vụ rõ ràng phải ghi lại kết quả tham vấn
• Định nghĩa hẹp hơn về những gì cấu thành nên “tác động đáng kể” đối với nhân viên

Yêu cầu về thời hạn mẫu mới khi tham vấn:

• Các doanh nghiệp nhỏ phải thu hút nhân viên sớm hơn trong quá trình ra quyết định
• Sau khi đưa ra quyết định chắc chắn, các doanh nghiệp nhỏ phải cung cấp lý do chi tiết cho những thay đổi
• Các doanh nghiệp nhỏ phải thực hiện các bước hợp lý để truyền đạt kết quả tham vấn
• Định nghĩa về “tác động đáng kể” hiện nay bao gồm rõ ràng những thay đổi dẫn đến giảm an ninh việc làm

3. Giải quyết tranh chấp

Yêu cầu của học kỳ mẫu trước:

• Các công đoàn cần được chính thức bảo vệ bởi một thỏa thuận doanh nghiệp để đại diện cho người lao động
• Ủy ban Công bằng Lao động thường chỉ can thiệp sau khi các quy trình nội bộ đã được hoàn tất
• Khung giải quyết tranh chấp ít có cấu trúc hơn

Yêu cầu mới về giải quyết tranh chấp:

• Các công đoàn nhân viên hiện có thể đại diện cho quyền lợi của người lao động ngay cả khi không có sự bảo vệ chính thức của EA
• Ủy ban Công bằng Lao động có thể can thiệp ngay cả khi các quy trình nội bộ của doanh nghiệp nhỏ chưa hoàn tất
• Các doanh nghiệp nhỏ cần một khuôn khổ toàn diện và có cấu trúc hơn để giải quyết các bất đồng tại nơi làm việc

Các hành động doanh nghiệp nhỏ cần thực hiện ngay nếu bạn có thỏa thuận doanh nghiệp

1. Xem xét và cập nhật tài liệu

• Nếu bạn có, hãy so sánh các điều khoản EA hiện tại của bạn với các điều khoản mô hình mới
• Cập nhật bất kỳ mẫu IFA nào để bao gồm tất cả các yếu tố bắt buộc
• Tạo tài liệu rõ ràng cho quy trình tham vấn của bạn

2. Xem xét lại các quy trình của bạn

• Phát triển các giao thức để đề xuất và thực hiện các sắp xếp linh hoạt
• Thiết lập quy trình tham vấn có cấu trúc cho những thay đổi quan trọng tại nơi làm việc
• Tạo ra một khuôn khổ giải quyết tranh chấp chính thức tuân thủ các yêu cầu mới

3. Đào tạo đội ngũ quản lý của bạn

• Đảm bảo bất kỳ ai quản lý nhân viên đều hiểu các yêu cầu mới
• Xây dựng các hướng dẫn để ghi chép các cuộc tham vấn và quyết định
• Thiết lập các thủ tục rõ ràng để ứng phó với sự tham gia của công đoàn trong các tranh chấp

4. Giao tiếp với nhân viên của bạn

• Thông báo cho nhóm của bạn về những thay đổi trong quy trình làm việc
• Giải thích các cơ hội mới cho việc tham vấn và đóng góp ý kiến
• Làm rõ các con đường giải quyết tranh chấp đã cập nhật

Thực hiện các bước này sẽ giúp bảo vệ các doanh nghiệp nhỏ khỏi các hình phạt tiềm ẩn do không tuân thủ.